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SharePoint es un sistema de colaboración basado en un sitio web que utiliza aplicaciones de flujo de trabajo, bases de datos de "listas" y otros elementos web y características de seguridad para permitir que los equipos empresariales trabajen juntos. SharePoint también brinda a la empresa que utiliza la plataforma la capacidad de controlar el acceso a la información y automatizar los procesos de flujo de trabajo en todas las unidades de negocio.
¿Qué es SharePoint Online?
La versión de Microsoft Cloud de SharePoint, SharePoint Online, tiene muchas capacidades de integración adicionales con otras aplicaciones en la nube. Está emparejado en funcionalidad con muchas de las otras ofertas de paquetes de Microsoft con una licencia de Office 365 o Microsoft 365.
¿Qué es SharePoint App?
Las aplicaciones en SharePoint son integraciones que agregan características a los espacios de colaboración estándar en la plataforma. Algunas aplicaciones están listas para usar y vienen con la plataforma, pero hay muchas otras que agregan características y opciones que no vienen con la plataforma regular de SharePoint. Estos podrían ser cualquier cosa, desde una biblioteca donde los usuarios pueden almacenar y compartir documentos y archivos, hasta complementos de calendario, hasta poderosas aplicaciones de flujo de trabajo como Nintex que permiten muchas acciones lógicas repetibles en SharePoint con facilidad.
¿Para qué se utiliza SharePoint?
SharePoint ha sido integral en los últimos 17 años en el aumento de la eficiencia del trabajo en las empresas de Fortune 500 como una plataforma de “Intranet” que cruza todos los sectores comerciales. Las numerosas funciones de la plataforma facilitan mucho el trabajo conjunto de las personas en proyectos ad-hoc y el establecimiento de procesos comerciales estándar para el intercambio de información, la publicación de documentos y el registro de datos.
Funciones como controles de seguridad, coautoría, control de versiones e integración con Exchange (aplicaciones de correo electrónico de Outlook) brindan a los usuarios comerciales la capacidad de hacer más en menos tiempo y mantener la integridad del trabajo que producen. SharePoint incluye la capacidad de:
- Requerir una aprobación de los documentos antes de que sean visibles.
- “Desproteger” documentos para evitar cualquier otra autoría o edición en ellos
- Reciba notificaciones cuando se carguen documentos o se realicen cambios
- Realice flujos de trabajo utilizando la lógica if / then para automatizar acciones como mover o enviar documentos por correo electrónico y registrar información
Todas estas características mejoran la productividad de los usuarios comerciales, pero lo que SharePoint realmente hace mejor que los sistemas de colaboración de documentos anteriores es mostrar información sobre qué información / documentos se almacenan y por qué.
Es extremadamente fácil en SharePoint requerir esos “metadatos” o información sobre los datos (como el tiempo modificado, creado por, etc., pero también “etiquetas” personalizadas en documentos o elementos) para que los trabajadores puedan comprender mejor por qué puede existir un documento y por qué es importante sin tener que abrirlo. SharePoint incluso permite a los usuarios crear bases de datos personalizadas en un formato fácil de usar y registrar miles de piezas de información que se pueden integrar en los flujos de trabajo u otros procesos comerciales mencionados anteriormente.
¿Cuáles son los beneficios de usar SharePoint?
Microsoft Sharepoint en Panamá permite una mayor productividad y visibilidad para los trabajadores de la información en todas las verticales, en empresas grandes y pequeñas. Las características de SharePoint se centran en una experiencia de colaboración cruzada basada en intranet que permite compartir de forma segura, administrar contenido y funciones de colaboración en el flujo de trabajo, entre muchas otras.
Para una plataforma de colaboración basada en un sitio web, SharePoint es fácil de mantener y, en su nivel fundamental, fácil de entender para los usuarios comerciales. También es infinitamente personalizable y enormemente escalable, hay muchas formas en que las empresas utilizan la plataforma para lograr una mayor productividad y retorno de la inversión.
¿Cómo es útil Microsoft Sharepoint en Panamá para la colaboración?
SharePoint proporciona un espacio basado en la web donde los usuarios pueden cargar un documento para compartirlo inmediatamente con otras personas que necesitan verlo. También pueden tener su propio espacio de almacenamiento personal llamado OneDrive donde nadie puede ver un documento o archivo que cargan hasta que “comparten” o permiten el acceso a ese documento con otros usuarios.
Esto hace que permitir que un segmento de compañeros de trabajo vea un documento publicado sea un proceso de un solo paso, pero no tiene por qué serlo. Las funciones de aprobación y flujo de trabajo mencionadas anteriormente pueden controlar cómo se comparten los documentos y cómo los empleados trabajan con la información en sus organizaciones.
Los enlaces a documentos compartidos o espacios de colaboración también se pueden enviar fácilmente por correo electrónico, lo que facilita que los usuarios sean dirigidos rápidamente a exactamente lo que quieren ver.
Las organizaciones utilizan con frecuencia Microsoft Sharepoint en Panamá para publicar información de toda la empresa, como documentos de recursos humanos, anuncios y notas.
